شش راه برای کاهش هزینه بدون آنکه روحیه کارکنان را تضعیف کنیم
•
نکات مدیریتی / روزنامه‌ی دنیای اقتصاد
شش راه برای کاهش هزینه‌ها بدون آنکه روحیه افراد را تضعیف کنیم
مترجم: فرهاد امیری
اکنون که سال نو پیش روی ما است و دورنماهای آتی اقتصاد هنوز چندان مشخص نیستند، بسیاری از کسب و کارهای کوچک ممکن است نگاهی تازه به روش‌های کاهش هزینه بیندازند تا سود خود را برای سال آینده گسترش دهند.
اما کاهش هزینه‌ها، به خصوص وقتی بر دستمزد کارمندان تاثیر بگذارد، می‌تواند تاثیراتی منفی نیز، به‌ویژه بر روحیه آن کارمندان، برجای بگذارد. یعنی اگر چه ممکن است چند دلاری به جیب بزنید، اما در واقع خسارت خالص برجای مانده بر قابلیت تولید کارکنان شما بیشتر خواهد شد. با در نظر گرفتن این چالش شش استراتژی را در این مقاله به شما خواهیم آموخت تا بدون تضعیف روحیه کارکنان‌تان بتوانید هزینه‌ها را کاهش دهید.
1. به‌خوبی ایده‌هایتان را منتقل کنید. کلی ریوز، صاحب و رییس شرکت ارتباطات کی.ال.ار از نیوپورت بیچ می‌گوید: «می‌خواستم سال پیش در برخی هزینه‌ها صرفه‌جویی کنم و این کار ابدا آسان نبود. مهم است همه‌چیز را به کارکنان‌تان بگویید: چه اتفاقی دارد می‌افتد، چه برنامه‌هایی برای سر و کله زدن با این موضوع داریم، چه قدر این برنامه‌ها طول خواهند کشید و آنها چه انتظاری باید داشته باشند.» به بیان دیگر، کارکنان وقتی تا حد ممکن به آنها اطلاعات بدهید، واکنش بهتری نسبت به خبرهای بد از خود نشان خواهند داد. آمیک هاچن، رییس آمیک اینترنشنال که شرکتی در زمینه توسعه اجرایی در مدیریت و فروش است، می‌گوید: «برای چارچوب دادن به هدف خود در یک شرکت باید بتوانید به خوبی ارتباط برقرار کنید. آیا دارید هزینه‌هایتان را کاهش می‌دهید تا پابرجا بمانید و سپس شرکت‌تان را تثبیت کنید و دوباره رونق بگیرید؟ انتخاب کلمات برای گفتن این طرح و برنامه‌ها به کارکنان بسیار مهم است.»
2. شفاف باشید. معمول است که کارکنان بدترین فکرها را درباره رییسی بکنند که دارد دستمزدهای آنها را کاهش می‌دهد و تصور کنند که او فقط به فکر پرکردن جیب خود است. اما اگر واقعا آینده شرکت در خطر باشد، باید با کارکنان‌تان تا جای ممکن شفاف باشید. روی ساندرسون، رییس موسسه مدیریتی رکاگنیشن می‌گوید: «صاحبان کسب و کار باید تماما شفاف باشند و برای کارهای خود دلایلی روشن و صحیح ارائه کنند. حتی اگر این کار به معنای بازکردن حساب‌های دفتری برای روشن‌ساختن دلایل کاهش هزینه‌ها باشد، باید این کار را بکنند. نباید به هیچ وجه نسبت به کارکنان خود فروبسته باشید.»
3. نظر کارکنان‌تان را جویا شوید. وقتی قرار است هزینه‌ها را کاهش دهید، نباید بزرگ‌ترین دارایی خود را، یعنی کارمندان‌تان را نادیده یا دست کم بگیرید. دانشجوی دکترا و مدیر پروژه‌ای به نام مارلا ار.گوتچاک می‌گوید: «در کسب و کارها هر روز منابع هرز می‌رود و تلف می‌شود، آن هم بر سر سیستم‌ها و محصولاتی که کارایی ندارند. کارکنان دانش دست اولی درباره کسب و کار خود دارند و می‌توانند به صاحبان کسب و کار در مورد این هرزرفتن منابع هشدار دهند.» به بیان دیگر، باید از کارکنان خود در مورد روش‌های کاهش هزینه ایده بخواهید و به این ترتیب روحیه آنها را در فرآیند کاهش مخارج شرکت حفظ کنید. گوتچاک تصدیق می‌کند که می‌توان از برخی از ایده‌های کارکنان برای کاهش هزینه‌ها نهایت استفاده را برد و حتی پاداش‌هایی نیز به آنها داد. او جلسات ماهانه‌ای را در این زمینه به خصوص برای کسب و کارهای کوچک توصیه می‌کند.
4. آدم‌هایتان را اخراج نکنید، به آنها کار بیشتری بسپارید. بسیاری از شرکت‌ها برای کاهش هزینه دستمزدها افرادشان را اخراج می‌کنند. اما چه می‌شود، اگر کاملا برعکس عمل کنید؟ یک نمونه را در نظر بگیرید که ساندرسون در اختیارمان قرار می‌دهد: «یک شرکت چاپ و نشر حین رکود اخیر دچار ضرر بسیاری شد و ممکن بود بسیاری از کارکنان خود را اخراج کند. اما در عوض، صاحب شرکت از کارکنانش خواست که روزانه یک ساعت اضافه‌کاری کنند. کارکنان وضعیت دشوار شرکت را می‌دانستند و قبول کردند. پس از سه‌ماهه نخست، آنها توانستند از بحران بیرون بیایند و پس از شش ماه نیز بهره‌وری شرکت 15 درصد افزایش یافت». به طور مشابه، جف میلانو، رییس پیپلز کمیست می‌گوید بهترین راه برای کاهش هزینه‌های دستمزدی پیشنهاد یک برنامه کاری است که کارکنان با انجام آن پاداش می‌گیرند. میلانو می‌گوید: «اگر همگی با یکدیگر کار کنند و به هدفی مشترک دست یابند، آنگاه سود حاصل از کار تقسیم خواهد شد.»
5. برای موفقیت‌های خرد نیز جشن برپا کنید. ریوز از شرکت ارتباطات کی.ال.ار می‌گوید: «حتی موفقیت‌های خرد هم مهم هستند. هر کس وظیفه‌اش را به خوبی انجام داد، از او تمجید به عمل آورید. این کار برای شرکت شما بسیارمهم است. حتی کارت‌های هدیه‌ای با مبالغ ناچیز، مثلا 5 دلار هم بسیار تاثیرگذار خواهد بود.»
6. ازخودگذشتگی کارکنان‌تان را مهم تلقی کنید. حتی وقتی پولی در بساطتان نیست، کارفرمایان باید تلاش کنند تا پاداش زحمات کارکنان‌شان را که چرخ شرکت را می‌چرخانند، بدهند. ساندرسون، از موسسه مدیریت رکاگنیشن می‌گوید: «آنچه کارکنان فراموش نخواهند کرد، این است که مدیران چگونه در دوره‌های سخت قدر زحمات آنها را می‌دانند. همیشه به دغدغه‌ها و نگرانی‌های آنها گوش بدهید و در دوره‌های سخت شرکت، ارتباط چهره‌به‌چهره با تک تک کارکنان‌تان را حفظ کنید.»